Gestionnaires de fonds de Private Equity : ce qu’il faut savoir pour s’établir au Luxembourg

by Olivier Coekelbergs, EY Luxembourg
as featured in AGEFI December 2018

L’été dernier, le régulateur luxembourgeois a clarifié ses positions quant à l’agrément et à l’organisation des gestionnaires de fonds d’investissement de droit luxembourgeois (GFI) en publiant la circulaire 18/698. Selon les termes de la Commission de Surveillance du Secteur Financier (CSSF), « la circulaire a pour objet de donner des précisions supplémentaires sur certaines conditions d’agrément, dont plus particulièrement la structure d’actionnariat, les exigences de fonds propres, les organes de gestion, les dispositifs en matière d’administration centrale et de gouvernance, et les règles régissant l’encadrement des délégations». Ce texte offre l’opportunité de faire un état des lieux de ce qu’un gestionnaire réglementé de fonds de Private Equity (PE) doit savoir pour s’établir au Luxembourg, et s’articule autour de trois axes : emménager, recruter, diriger.

Emménager

Trouver des locaux au Luxembourg

Le Luxembourg a depuis longtemps affiché sa volonté de renforcer la substance des GFI installés au Grand-Duché, et en particulier celle des gestionnaires de fonds d’investissement alternatif (GFIA) en bannissant du territoire les sociétés dites « boîtes aux lettres ». La notion d’administration centrale implique en principe d’avoir ses propres locaux au Luxembourg. Le régulateur précise même que l’accès aux locaux doit être sécurisé et limité au personnel du GFI, évitant ainsi tout partage abusif d’un même centre d’affaires par une multitude d’entreprises. Les plans des locaux ou le contrat de bail doit (vent) être transmis à la CSSF.

Déléguer ou pas

Une fois les locaux trouvés, il faut décider qui y installer. En principe, certaines fonctions du GFI peuvent être déléguées, telles que l’administration des fonds, l’évaluation du portefeuille ou la gestion des risques, tant que l’ampleur des délégations ne remet pas en cause la substance du GFI. La délégation de certaines fonctions clefs comme la gestion du risque, la compliance, l’audit interne, l’IT et la fonction comptable requière toutefois l’autorisation préalable de la CSSF. Déléguer ne signifie pas ne rien faire. S’il fait le choix de la délégation, le GFI doit formaliser des procédures de sélection et de suivi des délégataires. En particulier, le GFI doit documenter une « due diligence » initiale détaillée sur ses potentiels délégataires et doit renouveler cette procédure périodiquement. Il doit également assurer un contrôle continu des délégataires, ce qui lui impose de mettre en place un dispositif dédié fondé sur une analyse des risques. La délégation et l’ « outsourcing » de certaines fonctions offrent aux gestionnaires de multiples possibilités de contrôler leurs coûts tout en respectant les exigences du régulateur. Ces opportunités ne sont cependant pas saisies par l’ensemble des gestionnaires dans la mesure où certains voient leur future dans un modèle où toutes les fonctions sont internalisées.

Recruter

Employer au Luxembourg un personnel qualifié

Toujours dans un même effort de renforcer la substance des GFI, relocaliser leur production intellectuelle au Luxembourg reste une des priorités. Ainsi, les GFI sont encouragés à embaucher un personnel qualifié. Plus précisément, la CSSF considère qu’un nombre minimum de trois employés à temps plein au Luxembourg est nécessaire pour assurer la gestion des activités clefs du GFI. En cas d’absence prolongée d’un employé, le GFI se doit d’assurer la continuité des opérations. La taille des équipes doit tant être adaptée au volume des activités du GFI qu’à leur complexité. Le personnel doit disposer des qualifications, des connaissances et de l’expertise nécessaires à l’exercice de leur fonction.

Les dirigeants (ou « Conducting Officers »), c’est-à-dire ceux qui dirigent de fait les activités du GFI, doivent en principe se trouver de façon permanente au Luxembourg, mais peuvent avoir leur domicile dans un lieu leur permettant de se rendre chaque jour au Luxembourg. Les dirigeants doivent se réunir au minimum une fois par mois. Le GFI emploie au Luxembourg au moins deux dirigeants salariés à temps plein pour l’exercice de leurs activités dans le GFI. Toutefois, des dispositions relatives au détachement de certains dirigeants peuvent être acceptées sous certaines conditions. Enfin, la CSSF a introduit des seuils d’actifs sous gestion afin de déterminer le nombre de dirigeants requis à temps plein et le cumul possible des engagements professionnels de ces dirigeants. Là encore, le Luxembourg prône une professionnalisation accrue de la fonction de dirigeant en limitant les mandats.

Digitaliser

Les exigences de ressources humaines ne sont pas antinomiques avec une digitalisation accrue des activités du GFI. Au contraire, une infrastructure technique et informatique performante peut permettre de répondre aux impératifs de continuité opérationnelle. Avec la fonction comptable, l’environnement IT appartient désormais à la deuxième ligne de défense en support des activités traditionnelles de gestion des risques. Les GFI sont encouragés à disposer de leur propre infrastructure informatique afin d’être en mesure d’assurer la sécurité, l’intégrité et la confidentialité de l’information. Dans le milieu alternatif, les GFIA ont encore un long chemin à parcourir. Toutefois, le marché réclame de plus en plus une rationalisation des coûts de fonctionnement des gestionnaires. Dans un contexte européen où le cadre réglementaire se resserre, la digitalisation des opérations des GFIA pourrait rapidement devenir un avantage compétitif.

Diriger

Une gestion saine et prudente du GFI

La prise de décision doit essentiellement être locale et avisée. La notion de gestion saine et prudente reprise dans la circulaire est étroitement liée à l’actionnariat du GFI. En particulier, la CSSF doit être satisfaite qu’un détenteur d’une participation qualifiée (c’est-à-dire une participation directe ou indirecte de plus de 10% du capital ou des droits de vote, ou une influence notable sur la gestion de l’entreprise) remplisse les conditions d’honorabilité et dispose des qualités nécessaires pour mener une gestion saine et prudente du GFI. La présomption d’une telle gestion de la part d’un candidat à l’acquisition d’un GFI est évaluée selon cinq critères: 1) la réputation et l’honorabilité professionnelle du candidat acquéreur, 2) la réputation, l’honorabilité et l’expérience professionnelle des dirigeants, 3) la solidité financière du candidat acquéreur, 4) le respect des exigences prudentielles du GFI et 5) l’absence de soupçon de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme. L’actionnaire doit en principe financer sa participation dans le GFI par ses fonds propres.

Sur ces aspects, la CSSF a renforcé ses exigences en demandant notamment qu’un organigramme du groupe mis à jour lui soit fourni en cas de modifications et que le GFI mette en œuvre des procédures lui permettant de calculer à tout moment le montant des fonds propres minimum requis. Les exigences de déclaration périodique des circulaires précédentes restent pour autant applicables. Par ailleurs, le GFIA doit disposer des fonds propres supplémentaires afin de couvrir les risques spécifiques de l’investissement alternatif. Enfin, les dossiers de constitution et d’acquisition de filiales par le GFI doivent être préparés dans ce même esprit de gestion saine et prudente et d’exigence de fonds propres.

Un organe de direction impliqué

Les membres de l’organe de direction du GFI doivent être suffisamment nombreux, disponibles, indépendants et qualifiés pour exercer leurs fonctions. Plus précisément, ils doivent être au minimum trois (ou, en cas de structure dualiste, au minimum trois membres au conseil de surveillance et deux membres au directoire) et doivent justifier de compétences et d’expériences professionnelles adéquates en relation avec les stratégies d’investissement des fonds. En général, ils ne peuvent pas cumuler plus de 20 mandats et consacrer plus de 1 920 heures par an à des engagements professionnels. En principe, la majorité des membres de l’organe de direction ne doit pas avoir de rôle exécutif. Enfin, l’organe de direction doit se réunir au moins une fois par trimestre afin de s’acquitter de ses responsabilités. La documentation des procès-verbaux doit être disponible dans les locaux du GFI au Luxembourg. La CSSF a renforcé sa surveillance des organes de direction en demandant aux GFI de lui reporter annuellement la liste des membres, leurs mandats et leurs activités professionnelles.

Formaliser son organisation et ses procédures internes

Le temps de la gestion « artisanale » est révolu. La gestion de fonds alternatifs doit assurer le bon déroulement de ses activités par la formalisation de son organisation interne. Le gestionnaire doit notamment formaliser les procédures encadrant ses fonctions clefs. L’instance dirigeante doit, entre autres, i) mettre en œuvre des stratégies et des principes directeurs en matière d’administration centrale et de gouvernance interne par le biais de politiques et de procédures internes écrites précises, ii) mettre en œuvre des mécanismes de contrôle interne adéquats et iii) veiller à ce que le GFI dispose des infrastructures techniques et des ressources humaines nécessaires pour exercer son activité. Le GFIA sera particulièrement soucieux d’établir et de mettre en œuvre des politiques et des procédures relatives à l’évaluation des portefeuilles.

La CSSF a introduit une nouvelle liste d’activités clefs pour le fonctionnement d’un GFI allant de la gestion des investissements à la fonction comptable en passant par la fonction informatique. Toutefois, l’incompatibilité de certaines responsabilités est maintenue afin de prévenir les conflits d’intérêt et de préserver l’indépendance des contrôles internes. Ainsi, les responsabilités de gestion du portefeuille ne peuvent pas être cumulées avec les responsabilités en matière de gestion des risques, et  la fonction d’audit interne ne peut pas être attribuée à un dirigeant cumulant d’autres fonctions pouvant être en conflits d’intérêt. Enfin, les exigences relatives à la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme continuent d’augmenter et les GFI n’y échappent pas.

Quelques nouveautés ont donc été introduites par la CSSF, mais aucune n’est une véritable surprise. La circulaire 18/698 confirme dans une large mesure ce qui était déjà en œuvre sur la place et n’est qu’un pas de plus vers, d’une part le renforcement de la substance des gestionnaires de fonds au Luxembourg et, d’autre part, l’institutionnalisation des pratiques pour la gestion des fonds alternatifs.